Mit Prozessoptimierung Geld sparen – nützliche Praxistipps für Unternehmer

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Ein erfolgreiches Unternehmen ist in der Regel auch produktiv. Je mehr Aufträge in kurzer Zeit erledigt werden, desto höher fällt der Umsatz aus – Zeit ist schließlich Geld. Doch was tun, wenn die Aufgaben und Abläufe im Betrieb nicht reibungslos laufen? Personelle Engpässe, fehlende Ersatzteile, mangelnde Kommunikation sowie schlechtes Zeitmanagement sind nur einige der vielen Störfaktoren, die im Arbeitsalltag auftreten und dabei die Geschäftsprozesse ausbremsen können. Um die Abläufe wieder zu glätten, schafft Prozessoptimierung Abhilfe: Mit diesen Praxistipps gelingt die Verbesserung der Taskstruktur, um die gewünschten Unternehmensziele einfacher zu erreichen – und von dem enormen Potenzial der Kosteneinsparung zu profitieren.

Kurze Einführung in die Prozessoptimierung

Bevor es um die Umsetzung konkreter Maßnahmen geht, muss geklärt werden, was mit Prozessoptimierung überhaupt gemeint ist. Grundsätzlich handelt es sich um einen Unterbereich der modernen Betriebsführung, die es zum Ziel hat, die Effizienz und Effektivität der Geschäftsprozesse zu verbessern. Die einzelnen Prozesse werden bei dem Verfahren zunächst betrachtet und modelliert, danach überwacht und analysiert und anschließend angepasst und wieder neu modelliert – es entsteht ein Kreislauf. Daher ist Prozessoptimierung kein einmaliges Ereignis, sondern ein fortlaufendes und kontinuierliches Vorhaben, um den reibungslosen Ablauf des Workflows, den Informationstransfer sowie die Ressourcennutzung im Unternehmen stets zu verbessern. In der Praxis kommen dafür meist softwaregestützte Werkzeuge zum Einsatz.

Hinweis: Die Prozessoptimierung ist auch unter dem Begriff Geschäftsprozessmanagement (GPM) oder im Englischen Business Process Management bekannt. Mehr über die Definition von BPM, seine Vorteile, sowie die Anwendungsmöglichkeiten für Automationsbestreben können Sie auf dieser Infoseite der SER Group erfahren.

Fünf Praxistipps für optimierte Prozesse im Unternehmen

Egal, welches System Ihr Unternehmen zurzeit nutzt, in welcher Branche sie sich befinden oder welche Strategie verfolgt wird: Bereits die Grundlagen der Prozessoptimierung können helfen, die Produktivität zu erhöhen. Hier fünf Praxistipps, mit denen Sie in den Bereich einsteigen können.

1. Zunächst müssen die Prozesse dokumentiert werden

Welche Prozesse gibt es überhaupt im Unternehmen? Damit mit einem Optimierungsvorhaben begonnen werden kann, muss eine detaillierte Ausgangslage geschaffen werden, bei der die bestehenden Abläufe im Betrieb realitätsnah abgebildet werden. Zunächst geht es also um die Beobachtung, Hinterfragung und Dokumentation – ratsam ist es daher, einen erfahrenen Mitarbeiter in diesem ersten Schritt miteinzubeziehen. Die Schwachstellen fallen schnell ins Auge. Häufig sind diese bereits bekannt – es wird nur nicht hinterfragt, wenn es hakt.

2. Verantwortlichkeit und Rollen klären

Ist jedem Mitarbeiter klar, wer für einzelne Prozesse verantwortlich ist? Gibt es Ansprechpartner bei Problemen? Wer muss über einen Arbeitsschritt informiert werden und wer ist zuständig für die endgültige Abnahme? Damit Prozesse im Unternehmen flüssig laufen, muss jeder Beteiligte seine Rolle kennen! So ist eine gute Mitarbeiterplanung, bei der die Angestellten bedarfs- und anforderungsgerecht eingesetzt werden, ein essentieller Teil einer erfolgreichen Prozessoptimierung.

3. Aufgaben verteilen doch Anlaufpunkte reduzieren

Der Vorteil eines Teams ist es, dass anfallende Tasks an einzelne Mitglieder delegiert werden können. Doch Vorsicht: Ergeben sich in einem Prozess zu viele Anlaufstellen, so wird der gesamte Ablauf verlängert. Jeder ist nur für einen Teil der Aufgabe zuständig – schnell ergeben sich Flaschenhälse, die die gesamte Kette verlangsamen. Im Idealfall sollten Routineaufgaben möglichst durchgängig von einem Angestellten erledigt werden, um diese zeitraubenden Schnittstellen zu eliminieren.

4. Externe Teile der Wertschöpfungskette unter die Lupe nehmen

Auch Unternehmenspartner wie etwa Lieferanten sind Teil der eigenen Wertschöpfungskette: Es lohnt sich daher, einen kritischen Blick auf die bestehenden Kooperationen zu werfen. Bei Problemen können diese angesprochen und behoben werden. Selbst wenn festgestellt wird, dass in diesem Bereich nicht nachgebessert werden muss, schadet es nicht, diese außerunternehmerischen Faktoren zu kontrollieren, um effiziente Abläufe realisieren zu können. Da es sich um ein fortlaufendes Optimierungsverfahren handelt, sollte auch in regelmäßigen Intervallen geprüft werden, ob die geforderte Leistung von Dritten gebracht wird.

5. IT-Infrastruktur optimieren und Investitionen wagen

Die Prozessoptimierung spielt eine wichtige Rolle bei der Digitalisierung und ist Teil der IT-Infrastruktur. In vielen Unternehmen besteht jedoch großer Nachholbedarf – gerade Deutschland reiht sich beim Vergleich zu Nachbarländern beim digitalen Wandel hinten ein. Checken Sie Ihre bestehenden Tools und passen Sie Ihre IT-Strategie an die neuen Herausforderungen an, um flexibel auf Expansion und Co. reagieren zu können. Häufig kommt es in der Praxis zu Mehrarbeit, da unterschiedliche Abteilungen nicht korrekt miteinander kommunizieren oder alte Insellösungen verwendet werden, die nicht gut ins Gesamtsystem integriert sind. Nützlich ist es daher, Ihre Mitarbeiter zu befragen, welche digitalen Helfer in welchem Umfang überhaupt genutzt werden. Danach können Sie eine Investition wagen und sich für eine Suite entscheiden, die den realen Bedürfnissen im Unternehmen entspricht. Viele Programme bieten dabei nicht nur den Führungskräften Vorteile, sondern können auch den Arbeitsalltag von Angestellten erleichtern.

Kontinuierlicher Abgleich ermöglicht finanzielle Einsparungen

Mit diesen Praxistipps können Sie bereits für besser laufende Prozesse im Unternehmen sorgen. Natürlich gibt es noch viele weitere Möglichkeiten und Ansatzpunkte der Prozessoptimierung.

Zum Beispiel können Anschaffungen und Erweiterungen von neuen Maschinen und Software Prozesse beschleunigen oder gar Teilschritte automatisieren. Neben der Einsparung von Arbeitsmaterial und Kosten wird wieder mehr von der wichtigsten Unternehmensressource verfügbar: Das Personal hat mehr Zeit für nicht automatisierbare Leistungen, wie etwa die Kundenbindung.

Die digitale Prozessoptimierung lohnt sich übrigens für alle Unternehmensgrößen und -branchen, da heutzutage in jedem Betrieb komplexe Prozesse zum Alltag gehören. Wichtig für den Erfolg bei der Prozessoptimierung ist es, dass auch die Mitarbeiter ein Bewusstsein für die geplanten Maßnahmen entwickeln – denn ineffiziente Abläufe und Verschwendung von Unternehmensressourcen schaden allen und nicht nur dem Unternehmen. Neben regelmäßigen Prozessanalysen sollten daher Mitarbeitergespräche stets zu der Optimierung gehören, um den aktuellen Ist-Stand mit dem Soll-Ziel vergleichen zu können und anschließend gemeinsam wirksame Maßnahmen treffen zu können, die sich nachvollziehen lassen.